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RecuperaciónSin autoguardado
Gestión documental electrónica · SENA

Preparar expediente

Puede analizar una carpeta o abrir un análisis guardado para volver a generar Índice Electrónico, FUID, metadatos, Excel y PDF sin escanear nuevamente los documentos.

AutomáticoSHA-256Metadatos por formatoPáginas / objetosDuplicadosExcelPDF
Flujo recomendado

Seleccione la carpeta. Antes del análisis, el asistente le preguntará una sola vez cómo interpretar los niveles principales del árbol; después heredará automáticamente el contexto archivístico y dejará en revisión únicamente lo ambiguo.

1PrepararExpediente
2AnalizarDocumentos
3ClasificarTRD / tipologías
4RevisarNovedades
5ValidarPre-check
6CerrarSolo lectura
7FirmarXMLDSig
8EmpaquetarEntrega

Antes de analizar

Solo este dato aparece como responsable del reporte. Puede ajustarlo antes de iniciar el análisis.
Modo simple
Opciones avanzadas (opcionales)
TRD oficial / CCDNo cargadaPlantilla
Motor Windows de enriquecimientoSin importarOffice nativo · Windows Shell · ExifTool si está instalado · metadatos por formatoExtracción avanzada
Metadatos heredables

Contexto archivístico

Se completa automáticamente después de confirmar una sola vez la estructura del árbol. Puede revisar o corregir fondo, dependencia, serie, subserie y expediente; cada documento hereda el contexto confirmado y conserva su fuente.

Motor de contexto archivístico

La profundidad de una carpeta no se toma como prueba suficiente de Fondo, Sección o Subsección. El sistema cruza códigos, nombres, periodo, CCD y TRD oficial y marca lo que todavía requiere confirmación.
Estructura orgánico-funcional heredable
01

Fondo documental

Identificación institucional. Solo es necesaria si requiere una validación archivística formal.

Revisar
02

Subfondo documental

Bloque opcional del perfil de metadatos asociado.

03

Expediente electrónico

Serie, identificador, título y fechas. Los datos de proceso y procedimiento son opcionales.

Revisar
04

Subexpediente electrónico

Active solo cuando el expediente tenga una agregación subordinada.

05

Clasificación y etiquetado de información · GOR-G-015 V02

Registre la clasificación por contenido y los niveles de impacto de integridad y disponibilidad. La aplicación no los infiere automáticamente.

i
Tratamiento local

La clasificación se registra como metadato y se incorpora en trazabilidad y paquetes. La herramienta no modifica silenciosamente los originales ni publica documentos en Internet.

Expediente electronico

Indice Electronico

Seleccione y analice una carpeta para conformar el indice electronico.

Filtrar por calidad del índiceAlta, media y baja se calculan con tipología, fechas, incorporación y paginación. Fechas incoherentes identifica documentos que se omiten automáticamente del XML de cierre hasta corregirlos; permanecen en reportes y trazabilidad. Tipología provisional permite revisar valores predeterminados sin impedir el cierre.

Indice electronico del expediente

La vista simple facilita la revision; la vista completa conserva los 18 campos del perfil v23/SENA, incluyendo Folios, Tipo MIME y Origen. Todas las fechas visibles usan dd/mm/yyyy.
0 visibles
OrdenDocumentoTipologiaFechaPaginas / objetoCalidadIntegridadEstado

Estado del expediente

Revise los controles y cierre aquí el expediente. Al cerrar se fija la fecha y hora exacta y se congela el XML que será firmado.
Sin analizar
Si existe un bloqueante, se mostrará debajo con el lugar exacto donde debe corregirse.

Historial del índice

Versiones registradas para este expediente.
0 versiones
Opcional · Perfil de metadatos AGN/MinTIC

Revisión archivística avanzada

Use esta vista solo cuando necesite completar o revisar formalmente los metadatos. El inventario normal no depende de esta pantalla.

Cobertura por grupo

Obligatorios aplicables completados.

Qué requiere atención

Faltantes que afectan la validación.

Catálogo del perfil de metadatos

Integra el perfil v23, SENA GD-M-002 V02 y los metadatos mínimos del Decreto 2609 de 2012, artículo 30: contenido, estructura y contexto.
GrupoMetadatoObligatoriedadCoberturaFuente / criterio
SENA · GD-F-004 / FUID alterno / GD-F-003

FUID y control de unidades físicas

Inventario documental, tomos/carpetas y Hoja de Control institucional, manteniendo separados los folios físicos de la paginación del Índice Electrónico.

Formatos SENA
Otros formatos
Datos de encabezado y responsables de los dos FUID
Elaborado por
Entregado por
Recibido por
i
GD-F-004 · una hoja por serie documental

El GD-F-004 SENA V06 se genera en un solo libro Excel con una hoja independiente por cada Serie documental; dentro de esa hoja se incluyen sus subseries y unidades inventariadas. El formato FOR-07-PRO-GD-02 conserva su matriz única.

i
Folios físicos y paginación electrónica no se mezclan

FOLIOS DEL / AL solo se completan cuando existe una referencia física registrada en la ficha 360°. La paginación técnica del Índice Electrónico no se convierte automáticamente en foliación física del FUID.

Control de tomos / unidades de conservación

Regla SENA: máximo 200 folios físicos por carpeta. En serie compleja la foliación continúa entre carpetas; en serie simple cada carpeta inicia en 1.
Datos del elaborador · heredados automáticamente desde Identificación archivística.

Vista previa GD-F-004

Una fila por unidad documental. Las fechas provisionales del sistema de archivos quedan en blanco hasta ser confirmadas.
0 registros
No. ITEMCÓDIGONOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOSFECHAS EXTREMAS INICIALFECHAS EXTREMAS FINALCAJACARPETATOMOOTROFOLIOS DELFOLIOS ALSOPORTEFRECUENCIA DE CONSULTANOTAS

Tomos / carpetas físicas

Vista de control previa al FUID y a la Hoja de Control. Los saltos, solapamientos, duplicidades o unidades con más de 200 folios bloquean el cierre.
0 unidades
TomoCajaCarpetaFolios DELFolios ALRangoDocumentosEstado
Perfil de metadatos de documentos y expedientes

Metadatos que requieren atención

Los datos faltantes del perfil técnico AGN/MinTIC se revisan aquí. No bloquean por sí solos el cierre técnico del índice; los bloqueantes reales se muestran en Índice electrónico → Estado del expediente.

Completar metadatos heredables en lote

Use estas acciones solo cuando el dato sea conocido. El sistema no convierte automáticamente la fecha técnica del archivo en fecha de declaración ni asigna una clasificación de acceso sin decisión institucional.
i
Nivel de acceso

Se aplica desde Contexto archivístico → Condiciones de acceso heredables.

Revisión de metadatos

Separa los datos realmente faltantes de los valores que ya existen pero conviene revisar.
Completo
Auditoría técnica

Calidad y trazabilidad

Control de duplicados, carpetas vacías, formatos, rutas, origen de metadatos y métodos de conteo.

Distribución por formato

Cantidad y participación.

Método de conteo de páginas

Exacto, alto, por objeto o provisional.

Fuente de la fecha de creación

Permite distinguir fecha embebida, Windows, sistema de archivos o valor provisional.

Tipos de archivo detectados

Documento, hoja de cálculo, imagen, audio, video, correo, archivo comprimido y otros.

Cobertura de enriquecimiento

Cuántos documentos aportaron propiedades embebidas, datos del formato, autor, dimensiones, multimedia o datos del motor Windows.

Origen documental

Electrónico o digitalizado cuando el origen puede determinarse o inferirse.

Trazabilidad técnica consolidada

Conserva nombre original, ruta, serie sugerida, autor, MIME, fuente de fechas, método de conteo y grupo de duplicado sin alterar las 16 columnas del perfil actual del índice electrónico ni la exportación legado.
0 documentos
Documento FoliadoArchivo originalSerie sugeridaAutorTipoMIMEFuente fechaMétodo páginasDuplicadoRuta

Archivos duplicados por huella

Cada archivo conserva un Documento Foliado único. La huella repetida solo identifica contenido idéntico.
0
GrupoHuellaDocumento FoliadoNombreRuta

Carpetas vacías

Rutas sin archivos en su árbol inmediato de recorrido.
0
Ruta
Contexto archivístico inteligente

Árbol, instrumentos y auditoría archivística

Reconstruye la estructura usando procedencia, códigos, TRD y CCD; propaga metadatos heredables y contrasta cada documento contra la clasificación esperada. La TVD se reserva para fondos acumulados.

Instrumentos archivísticos

La TRD es el instrumento principal para expedientes de gestión y el CCD valida la estructura. La TVD solo se utiliza en modo de fondo acumulado cuando corresponda.
Sin instrumento activo

La clasificación automática de comunicaciones solo se considera definitiva cuando está sustentada en una TRD oficial cargada. El CCD se utiliza para validar la estructura de clasificación.

Diagnóstico desde el análisis actualReconstruye una vista de la estructura observada para contraste. No crea ni reemplaza la TRD, el CCD o la TVD oficial.
Fondo acumulado / TVD

Use TVD únicamente cuando el conjunto documental corresponda realmente a un fondo acumulado y exista el instrumento aplicable.

Reconstrucción del árbol

Fondo/Sección/Subsección solo se asignan cuando hay evidencia suficiente del CCD/estructura orgánico-funcional. Los niveles dudosos quedan como “por confirmar”.

Preguntas mínimas de confirmación

Complete únicamente lo que el árbol o los instrumentos no permiten demostrar.
i
Regla de seguridad archivística

Una carpeta “primera” no se convierte automáticamente en Fondo y una carpeta “última” no se convierte automáticamente en Subserie. La clasificación se respalda con procedencia, estructura orgánico-funcional e instrumentos.

Auditoría del instrumento

Busca conflictos de códigos, subseries huérfanas, retenciones/disposición faltantes y diferencias con el contexto activo. El porcentaje es de consistencia técnica del archivo cargado, no una certificación jurídica.

Expediente contra TRD

Contrasta tipologías, serie/subserie, orden original y periodo con la TRD oficial cargada. Las inferencias automáticas conservan fuente y confianza.

Contraste de instrumentos y consistencia

Genera diagnósticos y auditorías. Estos reportes no sustituyen ni crean una TRD, CCD o TVD oficial aprobada por la entidad.
Recepción, producción y enrutamiento documental

Clasificación automática de comunicaciones

Analice una comunicación recibida, un oficio de salida o un documento producido internamente. GEDOC extrae metadatos y asunto, cruza la TRD oficial, identifica Serie/Subserie/Tipología y consulta el inventario existente antes de proponer la carpeta de destino.

Regla de incorporación automática

Si existe TRD oficial y la coincidencia es inequívoca, la clasificación puede ejecutarse sin calificación humana. Los casos ambiguos quedan en revisión y nunca se fuerzan para aparentar conformidad.
i
La clasificación no sustituye la radicación

Cuando se trate de una comunicación oficial recibida, el documento y sus anexos deben conservar el radicado institucional correspondiente. GEDOC clasifica y enruta archivísticamente después de identificar esa evidencia.

Seleccione una comunicación u oficio para cruzar metadatos y asunto con la TRD oficial y revisar el inventario de la Serie/Subserie.
Centro de problemas

Revisión

Centraliza bloqueantes, advertencias, fechas provisionales e integridad para resolver el expediente antes del cierre.

Novedades del expediente

Abra un documento para corregir el valor y consultar su evidencia.
Sin analizar

Actividad del expediente

Registro de eventos no editable desde la interfaz.

Preparar transferencia

Control previo: expediente cerrado, índice firmado, TRD, FUID, integridad y paquete documental. Esta vista prepara y valida; no afirma que la transferencia haya sido realizada.
i
Validación de preparación

Use el pre-check de cierre, verifique la firma XMLDSig y genere el paquete final con manifiesto SHA-256 antes de efectuar el procedimiento institucional de transferencia.

Salidas documentales

Reportes y entrega

Productos consolidados del expediente. Los instrumentos archivísticos se presentan como contraste/diagnóstico y no como reemplazo de los instrumentos oficiales SENA.

01

Índice y control

Índice electrónico, inventarios, hoja de control y metadatos.

CSV

Índice electrónico CSV

Perfil actual y salida legado compatible.

XLSX

Índice electrónico Excel

18 campos, resumen y perfil legado.

FUID

Inventario y control

FUID SENA y Hoja de Control cuando aplique soporte físico/híbrido; en expediente electrónico el Índice es el equivalente funcional de control.

META

Metadatos

Perfiles SENA, Decreto 2609 y metadatos técnicos con pendientes explícitos.

02

Instrumentos archivísticos

Contraste de la estructura observada con TRD/CCD oficiales. No genera instrumentos oficiales.

TRD

Contraste TRD

Compara Serie, Subserie, Tipologías, retención y disposición con el instrumento oficial cargado.

CCD

Contraste CCD

Compara la jerarquía orgánico-funcional observada con el Cuadro de Clasificación Documental.

AUD

Consistencia archivística

Cruza árbol, TRD/CCD, inventario, documentos y metadatos heredados, conservando evidencia de la clasificación.

Marco de conformidad del expediente electrónico

Controles incorporados para apoyar el cumplimiento archivístico sin presentar la herramienta como certificación jurídica.
i
AGN / SENA

El expediente se organiza por CCD/TRD, mantiene metadatos y orden original, actualiza el índice al incorporar documentos, verifica integridad SHA-256 y firma el índice al cierre. La TVD queda reservada para fondos acumulados cuando aplique.

03

Entrega final

Índice electrónico firmado, representaciones y paquete consolidado.

XML

Índice Electrónico XML

Descarga el índice electrónico definitivo que ya fue firmado durante la preparación del expediente.

Disponible al finalizar el flujo de preparación
CERT

Certificado de firma

Consulta el certificado X.509 incrustado en el XML firmado: titular, emisor, vigencia, serie, clave pública, huella y estado de confianza.

Disponible al importar el XML firmado
PDF

Representaciones PDF

Informe del expediente y copia espejo legible para consulta.

ZIP

Paquete final

XML firmado, documentos, metadatos, FUID, reportes, verificación y manifiesto SHA-256.

04

Respaldo y análisis

Trazabilidad técnica y continuidad del trabajo.

TRACE

Trazabilidad técnica

Propiedades, rutas, formatos, fuentes de fechas y duplicados.

JSON

Archivo de análisis

Guarda el estado completo para reabrir y regenerar productos.

Resumen de la entrega

Vista previa de lo que quedará incluido.